Inventory control adalah salah satu aspek paling krusial dalam manajemen inventori yang sering kali menentukan kesuksesan atau kegagalan sebuah bisnis retail.
Menurut laporan dari Bank Indonesia, sektor retail menunjukkan peran signifikan dalam menyokong perekonomian nasional. Bisnis yang memiliki inventory control yang kuat mampu dengan cepat menyesuaikan persediaan mereka dengan permintaan yang berubah, sementara yang tidak, bakal mengalami kesulitan besar dalam memenuhi kebutuhan pelanggan.
Dengan kata lain, manajemen inventori yang efektif bukan hanya soal menjaga stok barang agar tetap tersedia, tetapi juga tentang mengoptimalkan biaya dan meningkatkan efisiensi operasional bisnis.
Dengan pemahaman yang baik tentang inventory control, bisnis retail Anda dapat mencapai efisiensi operasional dan peningkatan profitabilitas yang signifikan.
Apa Itu Inventory Control?
Inventory control adalah serangkaian proses dan sistem yang digunakan untuk mengelola, memantau, dan mengontrol jumlah serta nilai persediaan barang dalam sebuah bisnis. Melalui inventory control, bisnis dapat memastikan bahwa stok barang yang tersedia sesuai dengan permintaan pasar tanpa mengalami kekurangan (stockout) atau kelebihan stok.
Dalam dunia retail, inventory control berfungsi untuk menjaga keseimbangan antara penawaran dan permintaan. Ketika manajemen inventori berjalan dengan baik, bisnis retail dapat mengurangi biaya penyimpanan, menghindari kehabisan stok, dan meminimalkan risiko kerugian. Dengan demikian, inventory control adalah elemen kunci yang mendukung keberlanjutan dan pertumbuhan bisnis.
Fungsi Utama Inventory Control
Tanpa inventory control yang tepat, bisnis retail dapat menghadapi berbagai masalah, seperti kelebihan stok yang menyebabkan pembengkakan biaya penyimpanan; sedangkan kekurangan stok bisa mengakibatkan hilangnya potensi penjualan serta menurunkan kepuasan pelanggan. Berikut adalah fungsi-fungsi utama dari inventory control:
Menjaga Ketersediaan Stok Barang
Salah satu fungsi utama dari inventory control adalah memastikan bahwa produk selalu tersedia saat dibutuhkan oleh pelanggan. Artinya, bisnis harus memiliki pemahaman yang baik tentang pola permintaan pelanggan, tren musiman, dan pergerakan pasar.
Melalui analisis yang tepat, bisnis dapat memprediksi kapan permintaan akan meningkat dan mengatur stok dengan tepat untuk menghindari kekurangan. Selain itu, manajemen inventori yang baik turut membantu bisnis dalam menyesuaikan stok berdasarkan preferensi konsumsi lokal dan promosi yang sedang berlangsung--sehingga nantinya dapat memenuhi kebutuhan pelanggan secara optimal.
Mengoptimalkan Biaya Penyimpanan dan Pemesanan
Inventory control yang baik dapat membantu mengurangi biaya yang terkait dengan penyimpanan dan pemesanan barang. Biaya penyimpanan mencakup sewa gudang, asuransi, dan biaya tenaga kerja untuk mengelola persediaan. Sedangkan biaya pemesanan mencakup biaya pengiriman dan pengadaan barang.
Dengan menggunakan metode yang tepat, seperti Economic Order Quantity (EOQ), bisnis dapat menentukan jumlah pesanan optimal yang meminimalkan total biaya tersebut. Optimasi penyimpanan melalui implementasi teknologi seperti sistem manajemen gudang otomatis bisa meningkatkan efisiensi penyimpanan dan pengambilan barang.
Mencegah Stockout dan Kelebihan Stok
Dengan menerapkan inventory control, bisnis dapat menghindari masalah kekurangan dan kelebihan stok. Kekurangan stok (stockout) dapat menyebabkan pelanggan beralih ke kompetitor jika produk yang mereka cari tidak tersedia. Hal ini akan mengurangi pendapatan dan bisa merusak reputasi brand.
Di sisi lain, kelebihan stok dapat mengikat modal yang seharusnya bisa digunakan untuk keperluan lain, serta meningkatkan risiko barang menjadi usang atau kedaluwarsa. Inventory control yang tepat memastikan bahwa jumlah persediaan berada pada tingkat optimal yang sesuai dengan permintaan pasar.
Meningkatkan Efisiensi Operasional
Inventory control memungkinkan bisnis untuk mengelola persediaan dengan lebih efisien. Dengan sistem yang tepat, proses pengelolaan inventori menjadi lebih cepat dan lebih akurat, mengurangi kesalahan manusia dan akhirnya meningkatkan produktivitas.
Teknologi seperti barcode, RFID, dan sistem manajemen inventori berbasis cloud dapat memberikan visibilitas real-time terhadap persediaan serta memungkinkan staf untuk melacak dan mengelola stok dengan lebih efektif.
Mendukung Pengambilan Keputusan yang Tepat
Data yang dihasilkan dari inventory control memberikan valuable insights bagi manajemen dalam membuat keputusan strategis. Informasi tentang tingkat persediaan, pola permintaan, dan waktu pemesanan dapat digunakan untuk merencanakan strategi bisnis yang lebih efektif.
Sebagai contoh, analisis data inventori dapat membantu mengidentifikasi produk-produk yang berkinerja baik dan yang tidak, sehingga bisnis dapat fokus pada produk yang memberikan nilai lebih tinggi. Selain itu, inventory control juga mendukung perencanaan anggaran dan pengelolaan cash flow yang lebih baik, karena bisnis memiliki gambaran yang jelas tentang kebutuhan stok dan pengeluaran yang terkait.
Metode Inventory Control yang Efektif
Metode apa saja yang dapat diterapkan untuk inventory control?
Metode Economic Order Quantity (EOQ)
Metode EOQ adalah teknik yang digunakan untuk menentukan jumlah pesanan optimal yang meminimalkan total biaya persediaan--termasuk biaya pemesanan dan penyimpanan.
EOQ didasarkan pada formula matematika yang mempertimbangkan tingkat permintaan, biaya pemesanan, dan biaya penyimpanan. Dengan menggunakan EOQ, bisnis dapat menghindari kelebihan stok dan kekurangan stok, sehingga menjaga keseimbangan yang tepat dalam manajemen inventori.
Metode ini sangat bermanfaat untuk produk dengan tingkat permintaan yang stabil dan dapat diprediksi sehingga memungkinkan bisnis untuk mengatur jadwal pemesanan yang efisien dan teratur.
Metode Two-Bin System
Two-Bin System adalah metode manajemen inventori sederhana namun efektif di mana barang-barang disimpan dalam dua tempat penyimpanan terpisah.
Ketika satu tempat (bin) kosong, pesanan baru dilakukan sementara barang di tempat kedua dijual atau digunakan. Sistem ini membantu mencegah kekurangan stok dan memastikan agar persediaan selalu tersedia.
Two-Bin System sangat cocok untuk barang-barang dengan tingkat penggunaan yang konsisten dan dapat diprediksi. Implementasi metode ini juga dapat dilakukan dengan mudah tanpa perlu investasi besar dalam teknologi serta ideal untuk bisnis kecil dan menengah (UMKM).
Metode ABC Analysis
ABC Analysis adalah teknik manajemen inventori yang memisahkan barang berdasarkan nilai dan derajat urgensi. Dalam ABC Analysis, barang-barang yang ada akan diklasifikasikan menjadi tiga kategori:
-
Kategori A: Barang-barang paling berharga yang memerlukan kontrol ketat karena kontribusi mereka yang signifikan terhadap total nilai persediaan.
-
Kategori B: Barang-barang dengan nilai menengah yang memerlukan kontrol moderat.
-
Kategori C: Barang-barang dengan nilai terendah yang memerlukan kontrol minimal.
Metode ini membantu bisnis untuk mengalokasikan sumber daya secara efisien dengan fokus pada barang-barang yang memberikan dampak terbesar terhadap profitabilitas. Dengan ABC Analysis, bisnis dapat mengidentifikasi produk mana yang membutuhkan perhatian lebih dalam hal pengelolaan inventori dan pengisian kembali.
Metode Just-In-Time (JIT)
Metode Just-In-Time (JIT) adalah pendekatan yang mengharuskan barang dipesan dan diterima hanya saat dibutuhkan dalam proses produksi atau penjualan guna mengurangi biaya penyimpanan dan risiko kelebihan stok.
JIT memerlukan koordinasi yang baik dengan pemasok untuk memastikan pengiriman tepat waktu dan menghindari gangguan dalam operasi bisnis.
Meskipun JIT dapat mengurangi biaya penyimpanan secara signifikan, metode ini juga membutuhkan manajemen risiko yang baik untuk mengatasi kemungkinan penundaan pengiriman. Implementasi JIT sangat efektif dalam industri dengan permintaan yang dapat diprediksi dan harus terjalin hubungan yang kuat dengan pemasok.
Metode Perpetual Inventory System
Sistem Perpetual Inventory meng-update catatan persediaan secara real-time setiap ada transaksi masuk atau keluar. Dengan teknologi seperti barcode dan RFID, sistem ini memberikan data yang akurat terhadap tingkat persediaan secara kontinu.
Perpetual Inventory System memungkinkan bisnis untuk melakukan audit persediaan kapan saja. Sistem ini juga membantu dalam mengurangi kesalahan manusia dan meningkatkan akurasi catatan persediaan. Implementasi sistem ini memerlukan investasi dalam teknologi dan training staff–akan tetapi manfaatnya dalam hal efisiensi dan akurasi bisa sangat besar.
5 Manfaat Penerapan Inventory Control yang Tepat
Dengan menerapkan inventory control yang tepat, bisnis retail dapat meraup banyak manfaat, di antaranya:
1. Meningkatkan Profitabilitas Bisnis
Dengan inventory control yang efektif, bisnis dapat mengurangi biaya operasional dan meningkatkan efisiensi, yang akan meningkatkan profitabilitas. Mengurangi kelebihan dan mencegah kekurangan stok berarti lebih sedikit uang yang terikat dalam persediaan yang tidak perlu.
2. Memperkuat Daya Saing di Pasar
Bisnis yang mampu mengelola persediaannya dengan baik dapat merespons perubahan permintaan pasar dengan lebih cepat dan efisien agar tetap kompetitif. Inventory control memungkinkan bisnis untuk tetap fleksibel dan adaptif terhadap perubahan pasar.
3. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Ketika barang yang diinginkan pelanggan selalu tersedia, tingkat kepuasan mereka pun meningkat. Inventory control memastikan bahwa stok barang terkelola dengan baik sehingga pelanggan tidak perlu menunggu lama atau mencari alternatif di tempat lain.
4. Mengurangi Risiko Kerugian
Inventory control yang baik membantu mengurangi risiko kerugian terkait dengan barang kedaluwarsa, rusak, atau hilang. Dengan sistem yang tepat, bisnis dapat memantau kondisi dan umur simpan barang secara efektif.
5. Mempermudah Proses Audit dan Pelaporan
Sistem inventory control yang teratur dan akurat mempermudah proses audit dan pelaporan. Data persediaan yang akurat memudahkan pembuatan laporan keuangan dan audit internal yang bermanfaat untuk meningkatkan transparansi dan keandalan bisnis.
Kesimpulan
Dalam praktiknya, banyak bisnis retail menggabungkan beberapa metode inventory control untuk mencapai hasil yang optimal.
Misalnya, mereka dapat menggunakan EOQ untuk barang-barang dengan permintaan yang stabil, sementara menerapkan ABC Analysis untuk mengidentifikasi barang-barang yang memerlukan perhatian lebih. Selain itu, JIT dapat digunakan untuk produk dengan siklus hidup pendek atau barang yang mahal untuk disimpan dalam jumlah besar. Kombinasi metode ini memungkinkan bisnis untuk menyesuaikan strategi manajemen inventori mereka dengan kebutuhan spesifik dan dinamika pasar.
Penggunaan teknologi seperti smart warehouse sangat penting dalam implementasi metode-metode tersebut. Teknologi ini tidak hanya meningkatkan akurasi dan efisiensi, tetapi juga memberikan data real-time yang sangat berharga untuk pengambilan keputusan perusahaan.
Untuk mendukung sektor ini, Telkomsel Enterprise menghadirkan IoT Smart Manufacturing, sebuah solusi yang memungkinkan peningkatan hasil produksi melalui monitoring kinerja mesin, hasil produksi, dan penggunaan mesin secara efektif.
Tersedia solusi seperti Smart Manufacturing OEE, CMMS, dan Smart Warehouse yang mampu mendigitalisasi seluruh operasional gudang. Dengan fitur ini, perusahaan dapat meningkatkan akurasi inventaris, mempercepat proses pengiriman, dan mengurangi kesalahan manusia. Solusi ini juga memungkinkan pelacakan dan monitoring aktivitas gudang secara real-time, memberikan visibilitas penuh atas operasional gudang, dan meningkatkan efisiensi operasional keseluruhan.
Tertarik untuk mengimplementasikan IoT Smart Manufacturing-Smart Warehouse di perusahaan Anda? Hubungi kami sekarang untuk memperoleh informasi lebih lanjut.
