Banyak HR perusahaan menghadapi tantangan banyaknya waktu yang terbuang untuk tugas administratif dan kesulitan dalam mengakses informasi karyawan. Kondisi ini menuntut solusi yang lebih modern dan efisien.
Human Resources Information System (HRIS) muncul sebagai jawaban atas kebutuhan tersebut. Sebagai perangkat lunak yang dirancang khusus untuk mengotomatisasi dan merampingkan berbagai fungsi HR, HRIS memungkinkan perusahaan untuk mengelola tenaga kerja perusahaan dengan lebih efektif.
Perusahaan yang mengadopsi HRIS bisa memangkas waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas administratif HR. Pemangkasan ini memberi ruang bagi para profesional HR untuk berkonsentrasi pada area strategis yang butuh perhatian lebih.
Artikel ini akan mengeksplorasi sistem HRIS, membahas fitur utamanya, dan manfaat yang ditawarkan kepada perusahaan.
Apa Itu Sistem HRIS?
Sistem HRIS (Human Resources Information System) adalah software yang dirancang untuk membantu departemen sumber daya manusia (SDM) dalam mengelola informasi karyawan dengan lebih efisien dan efektif.
Sistem ini mengintegrasikan berbagai fungsi SDM seperti pengelolaan data karyawan, administrasi penggajian (payroll) dan benefit, rekrutmen, serta pengelolaan kinerja ke dalam satu platform yang mudah diakses. Dengan memanfaatkan teknologi ini, perusahaan dapat meningkatkan koordinasi antarfungsi SDM, mengurangi kesalahan, dan mempercepat proses kerja.
Fitur Utama dari HRIS
-
Pengelolaan Data Karyawan (Database Terpusat)
Sentralisasi data karyawan adalah salah satu keunggulan utama dari sistem HRIS. Dengan semua informasi karyawan tersimpan dalam satu database, akses dan pengelolaan data menjadi lebih cepat dan lebih akurat. Di dalamnya mencakup segala sesuatu, mulai dari data pribadi, riwayat pekerjaan, hingga informasi penggajian. -
Administrasi Penggajian dan Benefit
Sistem ini menyederhanakan proses penggajian dan administrasi benefit, yang sering kali kompleks dan memakan waktu. Otomatisasi perhitungan gaji, pemotongan pajak, dan benefit karyawan membantu memastikan keakuratan dan meminimalkan risiko kesalahan. -
Rekrutmen dan Onboarding
Mempercepat proses rekrutmen dan memastikan onboarding yang efektif adalah dua manfaat utama dari sistem HRIS. Dengan adanya fitur seperti Applicant Tracking System (ATS), perusahaan dapat mengelola data kandidat dan proses rekrutmen dengan lebih efektif. -
Pengelolaan Kinerja
Sistem ini memungkinkan pengelolaan kinerja yang terstruktur dan berkelanjutan, termasuk penilaian kinerja periodik dan program pengembangan karyawan. -
Tracking Waktu dan Kehadiran
Fitur ini mempermudah pengelolaan waktu dan kehadiran karyawan, yang sangat penting dalam menghitung upah dan mengelola sumber daya manusia secara keseluruhan. -
Portal Mandiri untuk Karyawan
Portal mandiri memungkinkan karyawan untuk mengakses dan mengelola informasi pribadi mereka, seperti data kontak, benefit, dan riwayat penggajian. Data ini penting untuk meningkatkan transparansi dan kemandirian.
Manfaat Utama dari Menggunakan Sistem HRIS
Integrasi fitur-fitur di atas dalam satu sistem HRIS membawa sejumlah manfaat penting:
Peningkatan Efisiensi dan Proses yang Lebih Terstruktur
Penggunaan sistem HRIS dapat meningkatkan efisiensi operasional dalam manajemen sumber daya manusia. Berikut ini adalah beberapa penyebabnya:
-
Otomatisasi Tugas Manual
Salah satu manfaat terbesar dari sistem HRIS adalah kemampuannya untuk mengotomatisasi tugas-tugas yang sebelumnya memerlukan penanganan manual, seperti pengisian formulir, pengolahan data kepegawaian, dan penghitungan waktu. Otomatisasi ini tidak hanya mengurangi beban administratif tetapi juga meminimalkan kesalahan yang sering terjadi dalam pengolahan data secara manual. -
Perbaikan Workflow dan Waktu Respon yang Lebih Cepat
Dengan integrasi berbagai fungsi HR dalam satu platform, alur kerja menjadi lebih efisien. Misalnya, proses persetujuan cuti, penilaian kinerja, dan pembaruan data karyawan dapat dilakukan dengan cepat dan mudah, yang sebelumnya mungkin memerlukan beberapa hari untuk diproses. -
Membebaskan Staf HR untuk Inisiatif Strategis
Ketika tugas-tugas rutin sudah diotomatisasi, staf HR memiliki lebih banyak waktu untuk berfokus pada tugas-tugas yang lebih strategis seperti perencanaan SDM, pengembangan program training dan development, serta inisiatif peningkatan kepuasan karyawan. Hal ini akan menempatkan HR sebagai partner strategis dalam pengembangan bisnis.
Pengambilan Keputusan Akurat dengan Data dan Analitik
HR Analytics memainkan peran penting dalam mengubah data menjadi insights yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan strategis. Antara lain:
-
Insights Real-time tentang Tren Tenaga Kerja
Sistem HRIS yang andal mampu menyediakan data real-time tentang berbagai aspek tenaga kerja seperti tingkat kehadiran, produktivitas, dan rotasi karyawan. Analitik ini memungkinkan pemimpin perusahaan untuk mengidentifikasi tren dan menanggapi dinamika internal dengan lebih cepat. -
Pengambilan Keputusan Berbasis Data untuk Strategi HR
Dengan akses ke data yang luas dan terperinci, pengambilan keputusan menjadi lebih matang karena didukung oleh fakta dan pola yang jelas. Misalnya, analisis data dapat membantu menentukan kebutuhan pelatihan karyawan atau perubahan dalam kebijakan benefit yang mungkin diperlukan. -
Peningkatan Talent Management dan Retensi
Data dan analisis yang disediakan oleh sistem HRIS membantu mengidentifikasi karyawan berperforma tinggi dan area mana saja yang membutuhkan perhatian lebih dalam hal pengembangan dan retensi talent. Ini sangat penting untuk menjaga dan mengembangkan sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan.
Memastikan Kepatuhan dan Keamanan
Mengelola kepatuhan dan keamanan data merupakan aspek krusial yang bisa ditangani dengan baik oleh sistem HRIS. Misalnya:
-
Mengurangi Risiko Kesalahan dalam Payroll dan Benefit
Ketepatan dalam pengelolaan payroll dan benefit sangatlah penting, dan sistem HRIS mengurangi risiko kesalahan yang bisa berakibat pada masalah hukum maupun finansial. -
Penyimpanan Data Karyawan yang Aman
Keamanan data adalah prioritas utama, dan sistem ini menyediakan platform yang aman untuk menyimpan informasi pribadi dan profesional karyawan. -
Mempermudah Kepatuhan terhadap Peraturan Tenaga Kerja
Dengan regulasi yang selalu berubah, memiliki sistem yang dapat dengan cepat beradaptasi (update berkala) dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan terkini sangatlah penting.
Mengapa Perusahaan Anda Membutuhkan Sistem HRIS?
Manfaat dari adopsi sistem HRIS memang banyak, namun jika Anda masih memerlukan beberapa alasan penguat, aspek berikut bisa dijadikan pertimbangan lebih lanjut:
Skalabilitas dan Potensi Pertumbuhan
Dunia bisnis bergerak dinamis dan terus berkembang, kemampuan untuk beradaptasi dan tumbuh merupakan faktor penting dalam kesuksesan jangka panjang. Sistem HRIS memberikan platform yang mendukung pertumbuhan berkelanjutan dengan menawarkan skalabilitas yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang terus berkembang.
Selain itu, sistem HRIS dapat mempercepat proses onboarding untuk karyawan baru. Memastikan proses onboarding yang cepat dan efisien adalah kunci untuk integrasi karyawan baru. Sistem HRIS menyederhanakan proses ini dengan otomatisasi yang membantu mereka agar cepat beradaptasi dan menjadi produktif.
Peningkatan Kepuasan dan Engagement Karyawan
Meningkatkan kepuasan karyawan bukan hanya tentang memberikan remunerasi yang baik, tetapi juga tentang menciptakan lingkungan kerja yang memungkinkan mereka untuk berkembang dan merasa dihargai.
Sistem HRIS menawarkan portal mandiri yang memungkinkan karyawan mengakses dan mengelola informasi pribadi mereka, seperti data kontak, informasi penggajian, dan manfaat. Ini tidak hanya mengurangi beban kerja HR tetapi juga memberikan karyawan kontrol lebih atas informasi mereka.
Kemudian, kemudahan akses ke data slip gaji, informasi benefit, dll dapat meningkatkan transparansi dan memperkuat kepercayaan karyawan terhadap manajemen perusahaan. Alhasil, dengan informasi yang terpusat dan mudah diakses, lingkungan kerja bisa menjadi lebih teratur, yang dapat mengurangi stres dan meningkatkan efisiensi kerja.
Keunggulan Kompetitif dalam Perekrutan dan Retensi
Di pasar tenaga kerja yang kompetitif, menarik dan mempertahankan talenta terbaik sangatlah vital untuk keberhasilan perusahaan. Pengalaman karyawan yang positif, didukung oleh sistem yang efisien dan responsif, akan mampu memperkuat loyalitas dan dapat mengurangi tingkat turnover.
Dalam proses hiring pun, sistem HRIS umumnya sudah termasuk ATS yang mengotomatisasi elemen-elemen rekrutmen, dari penyaringan resume hingga pengelolaan wawancara. Fitur ini mampu mempercepat seluruh proses dan meningkatkan kualitas hiring.
Kesimpulan
Dengan memiliki sistem HRIS yang terintegrasi dan komprehensif, perusahaan dapat mengalami transformasi dalam pengelolaan sumber daya manusia yang mengarah pada operasi yang lebih efisien dan pengelolaan data karyawan yang lebih efektif.
Data yang terorganisir dengan baik dan mudah diakses oleh pihak yang berwenang dapat memastikan keefisienan operasional yang tinggi. Selain itu, dengan dukungan analitik yang andal, perusahaan dapat membuat keputusan strategis yang lebih baik dan lebih cepat. Otomatisasi tugas-tugas manual ini tentu saja dapat mengurangi beban kerja dan memungkinkan tim SDM untuk fokus pada inisiatif strategis yang lebih besar.
Investasi dalam sistem HRIS dapat membawa perubahan signifikan dalam cara perusahaan mengelola sumber daya manusianya. Telkomsel Enterprise menyediakan solusi Human Resource Apps, sebuah aplikasi manajemen SDM end-to-end yang mencakup penggajian dan manajemen tenaga kerja.
Aplikasi ini memudahkan digitalisasi absensi karyawan, laporan dan sistem manajemen, serta analisis kinerja karyawan. Dengan sistem absensi akurat menggunakan satu ponsel terdaftar, Human Resource Apps memungkinkan pencatatan kehadiran dan lembur yang lebih praktis, pengaturan cuti yang cepat dan mudah, serta penggajian yang efisien.
Dengan Human Resource Apps, manajemen SDM bisnis Anda bisa menjadi lebih efisien, transparan, dan terintegrasi. Hubungi kami sekarang untuk memperoleh informasi lebih lanjut.
