Apa Itu Invoice? Kenali Fungsi, Jenis, & Manfaatnya untuk Bisnis

Saat ini, penggunaan invoice atau faktur di dalam transaksi jual beli sudah semakin populer. Fungsinya pun cukup penting dalam sebuah bisnis. Bagi kamu yang belum tahu apa itu invoice, cari tahu selengkapnya di sini.

Jika kamu sedang membangun atau mengembangkan sebuah bisnis, alangkah baiknya memahami fungsi invoice dan cara membuatnya. Tujuannya untuk membantu membangun bisnis menjadi optimal.

Apa Itu Invoice

Faktur atau yang akrab dengan sebutan invoice ini merupakan dokumen catatan transaksi dan rincian waktu antara penjual dan pembeli. Pembeli akan menerima dokumen ini dari penjual.

Terdapat perbedaan antara jenis faktur pembayaran cash dan kredit. Khusus untuk kredit, biasanya sudah tercantum persyaratan, metode pembayaran dan kesepakatan antara kedua belah pihak.

Di Indonesia, faktur dikenal juga dengan sebutan tagihan. Di dalamnya terdapat informasi sejumlah nominal yang harus dibayar oleh pembeli juga informasi terkait item, jumlah pajak, kontak perusahaan dan lainnya.

Perusahaan akan langsung mencetak invoice setelah barang mereka kirimkan. Setelah itu, pembeli harus membayar sesuai dengan ketentuan yang tertera pada tagihan tersebut.

Jenis-Jenis Invoice

Invoice ternyata ada banyak jenisnya. Mungkin, selama ini kita hanya mengetahui invoice hanyalah tanda bayar, namun jika dikulik lebih dalam, invoice hadir dalam berbagai jenis dengan fungsi yang berbeda juga. 

Berikut adalah jenis-jenis invoice:

1. Invoice Penjualan

   Jenis invoice ini adalah yang paling umum, digunakan untuk mencatat transaksi penjualan barang atau jasa kepada pelanggan. Isi dokumen ini meliputi informasi seperti:

   • Tanggal penjualan
   • Rincian barang atau jasa yang dibeli
   • Jumlah total yang harus dibayar
   • Syarat pembayaran
   • Informasi kontak penjual dan pembeli

    

2. Invoice Pembelian

   Invoice ini diterbitkan oleh pemasok kepada pembeli untuk mendokumentasikan pembelian barang atau jasa. Informasi yang tercantum meliputi:

   • Tanggal pembelian
   • Rincian barang atau jasa yang dibeli
   • Total biaya yang harus dibayar
   • Ketentuan pembayaran
   • Detail kontak pemasok dan pembeli

    

3. Invoice Proforma

   Berfungsi sebagai dokumen estimasi biaya, invoice proforma dikeluarkan sebelum transaksi penjualan resmi dilakukan. Dokumen ini membantu pembeli mempersiapkan pembayaran atau memperoleh persetujuan sebelum melanjutkan pembelian.

    

4. Invoice Retur

   Invoice ini digunakan saat pembeli mengembalikan barang yang rusak atau salah kirim kepada penjual. Melalui invoice retur, penjual mencatat barang yang dikembalikan serta penyesuaian jumlah yang harus dibayar.

    

5. Invoice Konsinyasi

   Dalam transaksi konsinyasi, barang dikirimkan kepada pengecer atau distributor, tetapi kepemilikan barang tetap berada di tangan penjual hingga barang terjual. Invoice konsinyasi mencatat barang yang dikirimkan dan jumlah yang nantinya harus dibayarkan oleh pengecer kepada penjual setelah barang berhasil terjual.

    

6. Invoice Tagihan

   Dokumen ini dikeluarkan untuk mengingatkan pelanggan tentang pembayaran yang belum dilunasi. Biasanya, invoice tagihan digunakan jika ada faktur yang jatuh tempo tetapi belum dibayar.

    

7. Invoice Berkala

   Digunakan untuk mencatat pembayaran yang dilakukan secara berkala, seperti tagihan bulanan atau tahunan. Contohnya adalah invoice untuk langganan layanan atau pembayaran sewa.

    

Baca Juga: Pemanfaatan Teknologi Big Data dan AI untuk Meningkatkan Customer Experience (CX)

Apa Fungsi Invoice?

Secara garis besar, fungsi invoice atau faktur adalah sebuah tagihan yang harus dibayar pembeli pada penjual. Untuk lebih jelasnya, simak fungsi invoice secara terperinci di bawah ini.

1. Berfungsi sebagai dokumen untuk penagihan pembayaran yang sah.
2. Sebagai dokumentasi penjualan yang menyediakan berbagai data terkait penjualan.
3. Pengelolaan pembayaran tagihan yang bisa difungsikan untuk melacak transaksi pembayaran secara tertulis.
4. Membantu mempermudah pengelolaan pajak invoice. Dengan begitu, pengurusan pajak menjadi lebih mudah jika menyimpan dokumen faktur ini.
5. Dokumen yang memberikan kepastian hukum terkait pengelolaan uang dan melindungi pemilik perusahaan dari potensi adanya tuntutan hukum yang tidak benar.
6. Sebagai instrumen pendukung pemasaran yang menyediakan berbagai data berharga terkait penjualan dari waktu ke waktu.

Cara Membuat Invoice

Saat ini ada banyak contoh invoice yang bisa kamu gunakan untuk membuatnya. Jika malas meniru milik orang lain, kamu bisa membuatnya sendiri dengan langkah-langkah sebagai berikut.

1. Membuat Judul

   Tulis judul faktur terlebih dahulu, lalu tempatkan di bagian atas tengah. Jangan lupa juga untuk menggunakan huruf kapital.

    

2. Cantumkan Nama dan Alamat Pembeli

   Di dalam faktur, kamu wajib mencantumkan nama dan juga alamat pembeli. Informasi ini untuk memberitahu bahwa orang terkait adalah penerimanya.

    

3. Informasi Perusahaan

   Agar si penerima tidak bingung, cantumkan juga informasi nama dan alamat perusahaan. Dengan begitu, penerima akan tahu tagihan tersebut dari siapa.

    

4. Membuat List Barang atau Jasa yang Dipesan

   Cantumkan semua barang atau jasa yang dipesan oleh customer. Buat list secara rapi mulai dari nama produk, jumlah, harga dan juga total keseluruhannya.

    

5. Mencantumkan Tanggal Terjadinya Transaksi

   Cantumkan tanggal pembelian, tanggal dikeluarkan invoice dan informasi lain berkenaan dengan waktu transaksi.

    

6. Membuat Nomor Invoice

   Belum tahu apa itu nomor invoice? Penomoran ini berfungsi untuk pengarsipan dokumen agar lebih mudah ditata. Pastikan kamu membuatnya secara berurutan setiap mengeluarkan faktur.

    

7. Ketentuan Pembayaran

   Terakhir, pastikan kamu mencantumkan informasi terkait pembayaran secara detail sesuai kesepakatan. Tujuannya agar kamu bisa mengetahui dan mendapatkan kepastian kapan barang atau jasa akan mereka lunasi.

    

Manfaat Invoice untuk Bisnis

Melihat dari fungsinya, maka sudah jelas jika invoice ini sangat penting di dalam bisnis. Adapun manfaat yang bisa kamu rasakan jika menggunakannya yaitu seperti.

1. Manajemen Bisnis Lebih Baik

   Salah satu fungsi dari faktur yang untuk mendapatkan kepastian pembayaran dari pembeli. Hal ini tentu akan membantu manajemen bisnis kamu terkait masalah transaksi. Kamu bisa mendapatkan hak atas penerimaan uang dari konsumen secara pasti.

    

2. Memberi Kesan Profesional

   Tagihan yang terlihat rapi dan juga formal akan membantu meningkatkan kredibilitas perusahaan. Hal inilah yang kemudian akan membantu perusahaan kamu agar terlihat profesional di mata konsumen.

    

3. Memberikan Wawasan Baru

   Belum banyak perusahaan yang menggunakan sistem faktur baik digital maupun cetak. Dengan adanya faktur tersebut, maka kamu bisa memberikan wawasan baru kepada konsumen terkait informasi transaksi yang mereka lakukan.

    

4. Catatan Keuangan Lebih Lengkap

   Faktur juga bisa kamu gunakan sebagai catatan keuangan. Dengan adanya dokumen tersebut, maka kamu bisa dengan mudah mencatat pemasukan dan pengeluaran keuangan. Itulah salah satu fungsi invoice yang bermanfaat bagi bisnismu.

    

5. Berguna untuk Strategi Pemasaran

   Dari faktur ini kamu bisa mengetahui produk atau jasa apa saja yang banyak dipesan. Kamu juga akan tahu mana item yang kurang laku. Dengan begitu, kamu bisa menyusun strategi untuk mengoptimalkan pemasaran.

    

Nah, kini sedikit banyaknya kamu sudah tahu apa itu invoice dan fungsinya, kan? Faktur juga biasanya berkaitan dengan rekening bank. Agar kamu lebih mudah mengelolanya, gunakan saja Telkomsel Redi!